威海職業學院報銷指南
發布人:財務處  發布時間:2015-03-27   瀏覽次數:204


威海職業學院報銷指南

一、報銷原始票據的要求

1.收據。從行政機關、事業單位或其他非營利性組織取得的“非稅收入通用票據”、“資金往來結算票據”,必須蓋有財政部門監制章。

2.發票。從公司、企業或其他營利性組織取得的發票,必須帶有稅務部門監制章。

3.差旅費報銷使用“差旅費報銷單”,將出差發生的交通費、住宿費等內容填寫齊全,相關原始單據、會議(培訓)通知和出差審批表附后,如果是培訓,需要附培訓總結。

4.自制支出憑證。使用自制的“××××支出憑證”,內容包括序號、姓名、銀行卡號、發放標準、應發金額、扣稅額、實發金額、領取人簽名(通過銀行發放的無需本人簽名)、備注等,并由制表人、經辦人、經費負責人簽字。同時提交跨行批量轉賬格式樣表(樣表見財務研討群共享文件),樣表須按照要求填寫完整。

5.各類原始憑證、批件必須用原件報銷。復印件原則上不得作為報銷憑證。

6.原始票據基本內容應填寫齊全,加蓋出票單位的財務專用章或發票專用章,基本內容包括:接受票據單位名稱;票據開出的日期;經辦人員的簽名或者蓋章;經濟業務內容要據實填寫齊全,屬購買商品、實物的,要寫明品名、規格、型號、數量、單價和金額。

7.原始憑證記載的各項內容均不得涂改,如發現有錯,應由開出單位重開或者更正,更正處應當加蓋開出單位財務專用章或發票專用章。若大小寫金額有誤或涂改必須重新開具后方可報銷。填寫項目不齊全,內容不真實,字跡不清楚,沒有加蓋財務專用章或發票專用章,偽造、作廢以及其他不符合稅務、財政部門規定的發票一律不予報銷。

8.發票如遺失,需請對方單位復印原發票,并加蓋“財務專用章”后,經辦人寫情況說明,由部門負責人審批,蓋部門公章(若是科研經費則由項目負責人審簽),方可代做原始憑證。

9.原始憑證的大寫與小寫金額必須相符。

規范大寫:零壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬

二、報銷憑證整理要求

1.原始憑證粘貼。費用發生后,各部門報賬員負責將本部門的原始憑證收齊,并據原始憑證要求認真審核原始憑證,按照規定分類整理粘帖(現金支付一類,公務卡支付一類,國庫集中支付一類,支票付款一類,電匯支付一類)。粘貼憑證一定要平整,按照金額大小分別整齊地呈魚鱗狀粘貼在“單據粘貼單”上。

2.支出整理單填制。將整理好的原始憑證粘貼單,按順序填入支出整理單上,時間為填寫時的日期,摘要、金額要與原始憑證記錄一致,經費部門、預算科目要與學院內部預算文件一致。附件張數計算以自然張數為準,若多張差旅費整理在一起,整理單上的附件張數,以一次為一張。

3.經費支出整理單簽批順序:填制人→經費部門負責人→分管院長→財務審核人→財務處長→分管財務院長→財務報銷。

事前經審批的事項,報銷單內容和金額與申請一致的,可將申請作為附件一起整理,發票不必重復簽字。

三、報銷業務管理要求

1、報銷業務應由本單位報賬員辦理,其他人員原則上不得辦理報銷業務,報賬員要保持穩定,不得隨意更換,若確需更換,應由經費責任單位寫出書面申請,經財務處同意后方可更換,新更換的報賬員需到核算科接受培訓。

2、經費報銷按照經費管理口徑進行,經費部門、預算科目為必填項目,且須與年度預算文件一致,不填或填寫不一致的不予報銷。

3、按規定使用公務卡結算,對一般性的會議、差旅、培訓等業務,原則上不再提供借款。確實不能用公務卡結算的,需提前辦理現金或轉賬結算申請。

4.因公借用支票,借款人應在借款單上填寫應支付的大小寫金額、用途;若實際支付金額不確定,必須在借款單上填明支票用途、用款限額,經財務處長和分管財務副院長審批后辦理。

5.借用支票的經辦人,在實際使用時,不得私自改變用途。在將支票交于收款人時,實際支付金額應按發票金額填寫清楚,支票上的收款單位名稱必須與發票上的財務專用章名稱一致,嚴禁將沒有填寫金額和收款單位的轉賬支票交給收款人。若違反規定給單位造成損失,責任自負。

6.購買的設備、物品,屬于固定資產的,需持發票、驗收證明、購貨合同等辦理報銷,并辦理固定資產入賬手續。所有購置圖書的發票,都要辦理固定資產入賬手續,簽有“圖書館館藏”章確認入賬,方可辦理報銷手續。

7.購買辦公用品等物品,應寫明具體品名,若購買商品項目較多,發票上無法逐一填寫時,可在發票上填寫同類商品總金額,并提供加蓋收款單位印章的商品明細清單,清單的總金額必須與發票金額相符。采購物品需要辦理出入庫及領用手續,直接領用而不需要入庫的,除按報銷手續簽字外,還必須有采購人、驗收人和領用人簽字,并登記物品領用登記簿,以便院紀檢監察和審計部門審計。

8.修繕工程項目辦理報銷時,須在原始單據上標明項目名稱,除辦理規定報銷手續外,還需按要求附威海市政府投資項目合同評審備案登記表或威海市財政局建設工程結算審查定案書,對標的金額已確定的招標項目應附合同及驗收證明,提報結算需同時提交報修登記與相應的審批記錄。

9.公務接待費報銷規定

 1)報銷提供的票據:①發票;②派出單位公函;③接待清單。

 2)不得以現金結算。

 10.會議費報銷規定(舉辦的會議)

1)有年度預算,我院舉辦的會議為三類會議,需院長辦公會或主要領導批準。

 2)一會一結算,各單位負責人對會議的真實性負責。

3)三類會議定額標準:住宿費210/人天,伙食費110/人天,其他費用80/人天,合計400/人天。

4)報銷提供票據:①發票;②會議審批文件;③會議通知及實際參會人員名單;④會議服務單位提供的費用原始明細單;⑤電子結算單。

 5)不得以現金結算

 11.培訓費報銷規定(舉辦的培訓)

1)年度培訓計劃在9月份提報歸口管理部門(行政培訓報政工處,教學培訓報教務處,科研培訓報科研處),由歸口管理部門編制年度培訓計劃納入下年度預算草案,提請院黨委會審批后方可實施(財政培訓管理要求:培訓計劃需要附黨委會議紀要報送)。

 2)一培訓一結算,各單位負責人對會議的真實性負責。

3)培訓定額標準:住宿費160/人天,伙食費100/人天,場地費和講課費90/人天,資料費、交通費和其他費用50/人天,合計400/人天。

 4)報銷提供票據:①發票;②培訓通知;③實際參訓人員簽到表;④講課費簽收單;⑤培訓機構出具的原始明細單據;⑥電子結算單。

5)不得以現金結算。

12.差旅費報銷應填寫“差旅費報銷單”

1)出差需按規定審批,批準人和出差人員應對發生差旅費的真實性負責。

2)因公出差人員伙食補助費按出差自然天數實行定額包干,每人每天100元。

3)因公出差人員的市內交通費按出差自然天數實行定額包干,每人每天80元,用于補助市內交通費用,不再報銷市區交通費(按中央直屬機關和威海市財政局統一解釋:機場大巴費屬于市區交通費,由80元的市內交通費承擔)。

4)出差人員應當嚴格按照規定的標準開支差旅費,超支部分個人自理。

5)城市間交通費按照乘坐的交通工具等級憑據報銷,訂票費、經批準發生的簽轉或退票費、交通意外保險費憑據報銷。

6)出差到目的地有多種交通工具可選擇時,出差人員在不影響公務、確保安全的前提下,應選乘經濟便捷的交通工具。符合院差旅管理補充規定的情形可以申請乘坐飛機,報賬時需要提供簽批合格的院“公務出差乘坐飛機審批單”,沒有審批單的按照其他便捷交通工具價格核定,超出部分自行承擔。

7)廳級及以下人員出差可以住單間或標準間,不許住套間。

8)出差人員發生住宿而無住宿費發票的,不得報銷住宿費,只計算在途期間的伙食費補助和市內交通費。如出差人員寫明無住宿費原因后經院長簽批按會議通知和交通費載明的日期計發補助。

9)外出參加會議、培訓,舉辦單位統一安排食宿的,或者繳納了會務費、培訓費的,會議、培訓期間的相關費用由會議、培訓舉辦單位按規定統一開支(按相關文件規定:培訓費標準的核定包含講課費、資料費、食宿費等),往返會議、培訓地點的差旅費按規定報銷。

10)住宿費、培訓費、機票支出等按規定用公務卡或轉賬結算。

11)司機接送站按照出差審批單發放伙食補助。

13.科研經費報銷規定

1)凡與科研項目有關的經濟業務類報銷范圍,嚴格按照《關于印發<科研項目管理辦法>的通知》(威職院辦字〔201321)和《教育部關于進一步加強高校科研項目管理的意見》(教技[2012]14號)文件執行。

2)各系部從外單位取得的專項經費(包括橫縱向課題經費),要提前與核算科聯系,提供匯款單位名稱、經費項目名稱、項目合同或協議。一定要通過報賬員詢問我院賬號,經費到賬后及時開具收據,以便核算。

3)科研項目涉及到出差、用車、招待費等,按照學院有關規定執行。

14.政府采購業務的報銷規定

1)列入《政府集中采購目錄》以內,或者《政府集中采購目錄》以外但單項或批量采購金額10萬元以上的貨物、工程、服務項目的,都應按規定實行政府集中采購。

2)政府集中采購必須按照批準的預算和計劃執行,未編報政府采購預算和計劃的項目,不得組織實施,不得支付采購資金。

3)列入《集中采購目錄》范圍以內,并納入網上辦公用品超市管理的貨物、服務類項目,單項或批量采購金額10萬元以下的,可以在網上辦公用品超市中采購。報銷時需提供蓋有“政府采購管理專用章”的發票、供貨清單。

4)列入《集中采購目錄》范圍以內,但未納入網上辦公用品超市管理的貨物類項目,應嚴格按照《威海市財政局關于小額零星采購項目有關事項的通知》(威財采〔20135號)執行。報銷時需提供蓋有“政府采購管理專用章”的發票。

5)除在網上辦公超市采購和小額零星采購以外的項目,均需招標采購。報銷時須持發票、合同、驗收報告、收款單位名稱、銀行賬號等信息。

6)未列入《集中采購目錄》范圍以內的其他辦公用品、體育用品類、辦公文具類、文件整理用品類、書寫工具用品類,可以在網上辦公用品超市采購,也可以向其他供應商采購。

7)網上辦公用品超市集中采購目錄產品和非集中采購目錄產品查閱路徑:威海市政府采購網-辦公用品超市(網址:http://www.whgp.gov.cn

15.各種報銷票據,當年年終結賬前應報銷完畢,因特殊原因未辦理報銷的,延長到新年度331日,原則上331日以后上年發票視為無效發票,不再予以報銷。
   16.
票據填寫一律使用藍黑鋼筆或簽字筆,不能用圓珠筆。

四、報銷付款。

各經費單位每月20日前提報下月用款計劃(財務處網站下載),以保證下月正常用款,不按時提報用款計劃將直接影響全院正常資金結算。

(一)財政直接支付。付款金額超過2萬元的,由國庫集中支付,付款時需要同時提供收款人單位名稱、開戶行、賬號等信息,并需要提供發票、合同復印件。工程預付款需提供威海市政府投資項目合同評審備案登記表;工程結束需提供威海市財政局建設工程結算審查定案書。

(二)財政授權支付。支出金額2萬元以下的,可以運用三種結算方式:

1.現金結算。根據國家規定,公務卡啟用后,公務卡強制消費目錄規定的公務支出均要使用公務卡或轉賬付款,以減少現金使用。暫不使用公務卡結算的,可以使用現金。包括在縣級以下(不包括縣級)地區發生的公務支出;在縣級及縣級以上地區不具備刷卡條件的場所發生的單筆消費在200元以下的公務支出;按規定支付給個人的支出;簽證費、快遞費、過橋過路費、出租車費用等目前只能使用現金結算的支出。整理單據時,公務卡結算、轉賬結算和現金結算的要分開整理。

2.轉賬結算。不允許使用現金的公務支出,可以使用轉賬結算。同城的使用轉賬支票付款,異地的使用電匯付款。

3.公務卡結算。

1)我院是實行公務卡改革的市級預算單位,須嚴格執行威海市市級公務卡強制消費目錄。凡目錄規定的公務支出項目,2萬元以下的應按規定使用公務卡結算,原則上不再使用現金結算;原使用轉賬方式結算的,可繼續使用轉賬方式,也可以使用公務卡結算。強制目錄涉及的經費有:辦公費、印刷費、水電費、郵電費、差旅費、維修(護)費、會議費、培訓費、公務接待費等、專用材料費、公務車運行維護費。目錄以外的公務支出也可以使用公務卡結算。

2)對一般性的會議、差旅、培訓等業務,原則上不再提供借款。發生此類公務支出時,須先通過公務卡結算,再憑發票、收據等報銷憑證和公務卡交易憑條(POS機小票)辦理報銷手續。

3)公務卡結算不改變學院現行財務管理制度和報銷基本程序,刷卡結算同樣需履行我校相關財務管理制度。2萬元以下的零星修繕、物品及服務采購支出可以刷卡結算,也可以對公轉賬。

4)對確實不具備刷卡條件的公務消費事項,需填寫“特殊原因不能使用公務卡結算審批單”(財務處網站下載),經辦人、經費負責人簽字后,交財務處審批,按財務規定辦理報銷手續。

5)公務卡刷卡消費后,除需取得合法原始發票、按學院財務制度要求提供的購物明細或消費清單外,還需取得本人簽名的消費交易憑條(即銀聯POS機小票)。請務必妥善保管刷卡消費的交易憑條。交易憑條(POS單)如果不慎遺失,本人必須向財務處提供公務卡賬單明細,并提供書面說明,包括交易時間、地點、金額、公務卡號,財務部門查詢核實后辦理報銷,并將此賬單明細和說明作為憑證附件。

6)公務卡刷卡消費交易后,持卡人應盡快辦理財務報銷手續,最遲于免息還款日前七個工作日辦理財務報銷手續。因個人報銷不及時或不符合學院報銷規定造成的罰息、滯納金等相關費用,由持卡人承擔。

7)報銷人在網上購物、網上訂票等無法取得刷卡憑證的,可打印公務卡網上銀行支付明細并將該筆支出業務標出(要求有卡號、商家名稱、刷卡時間和刷卡金額等信息),作為刷卡憑證與該筆業務的發票一并提交財務處審核報銷。

8)完成報銷還款手續后,因向供應商退貨等原因導致已報銷資金退回公務卡的,持卡人應及時將相應款項退回財務處,并由財務處退回零余額賬戶。

9)公務卡消費有下列情形之一的,所產生費用由持卡人個人承擔,學院財務不予報銷:

 ①使用公務卡用于個人消費的部分;

 ②報銷發票與公務卡消費交易憑條(POS機小票)不符的;

 ③持卡人透支提取現金所產生的手續費、利息等;

 ④因持卡人個人原因,未能在公務卡免息期內報銷還款,所造成的透支利息和滯納金等;

 ⑤因持卡人個人保管不慎或遺失等原因,導致公務卡被盜刷所形成的支出或損失;

 ⑥其他不符合財務管理規定和要求或超出標準的消費。


財務處

2015.3




 

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